Beneficios de la Facturación Electrónica en los Registros Contables

En la era moderna, digitalizar procesos y documentos representa ventajas estratégicas. Implementar estas tecnologías es crucial para aprovechar sus beneficios en las actividades de una organización, especialmente en los registros contables. A continuación, exploraremos los beneficios de la facturación electrónica en los registros contables.

La Factura Electrónica es un documento fiscal digital legalmente válido que respalda las operaciones comerciales entre vendedor y comprador. Está firmado electrónicamente, lo que garantiza su autenticidad, integridad y no repudio.

El Sistema de Facturación Electrónica de Panamá (FEP), implementado por la Dirección General de Ingresos (DGI), ofrece una serie de beneficios tanto para las empresas como para los consumidores. En el ámbito contable, estos son algunos de los beneficios que se pueden obtener con este método de facturación:

Eficiencia en los Registros en el Sistema

Existen múltiples sistemas ERP que permiten llevar los registros contables de una empresa, los cuales pueden importar/exportar transacciones en archivos de Excel y/o vincularse a otros sistemas o módulos. Independientemente del método de facturación electrónica que se utilice, ya sea gratuito o por Proveedor Autorizado Calificado (PAC), se pueden obtener varias ventajas:

• Consultar y registrar las facturas captadas por el FEP, así como descargar el Comprobante Auxiliar de Facturación Electrónica (CAFE).

• Captar los detalles de cada CAFE en un archivo Excel mediante procesos de automatización robotizada e importarlos en el sistema ERP.

• Emitir facturas a medida que se registran las ventas desde el ERP, si este está enlazado con el facturador electrónico.

Documentos Digitalizados

Con la facturación electrónica, los soportes contables pueden guardarse en la nube, en un dispositivo electrónico o como adjuntos en los registros transaccionales dentro de un sistema de Gestión de Recursos Empresariales (ERP en sus siglas en inglés). Esto elimina la necesidad de gastar en carpetas y/o alquiler de bodegas para almacenar documentos físicos que podrían dañarse o perderse. Además, reduce el consumo de papel, ya que las facturas pueden enviarse por correo electrónico a los clientes. Adicionalmente, estos documentos pueden consultarse desde cualquier dispositivo con conexión a internet y acceso al lugar de almacenamiento o desde el portal del FEP.

Eficiencia en los Procesos de Validación y Conciliación

Este método de facturación permite implementar mayores controles de validación y conciliaciones. Desde escanear el código QR de la factura para validar su autenticidad, hasta descargar reportes de documentos emitidos y recibidos desde el portal del FEP para conciliaciones de cuentas por cobrar, pagar e inventarios.